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CONGRESSO NAZIONALE SIR 2021

Società Italiana della Retina

FORMATO IBRIDO, IN PRESENZA E DA REMOTO

 Venezia, 1-2 Luglio 2021

IL CONTESTO

Il Congresso Nazionale SIR – Società Italiana della Retina, primo ad essere rinviato con l’esplodere della pandemia nel Febbraio 2020, è anche stato il primo a tornare in presenza, nei giorni 1 e 2 Luglio 2021 a Venezia, ed ha scelto di farlo senza rinunciare ai vantaggi che il virtuale ha portato con sé in questi mesi.

LE NECESSITÁ

Tornato nella sua sede storica, l’Hotel Monaco & Grand Canal, ha visto la capienza di sala ridotta a circa 90 posti, in conformità con i protocolli COVID attentamente messi in atto in stretta collaborazione tra Sistema Congressi, la sede, ed i fornitori. Un’importante quota della platea normalmente attesa per il Congresso (in totale circa 300 persone), non avrebbe quindi potuto partecipare.

Ma perché privare questa platea dei contenuti del Congresso, più che mai numerosi quest’anno? La call for abstract ha visto infatti una partecipazione straordinaria, circa 50 abstract sono stati presentati dai principali gruppi di ricerca nelle patologie della retina di tutta Italia. Le comunicazioni libere costituiscono il cuore del Congresso, cui si sono affiancate Tavole Rotonde e Focus specialistici.

LA SOLUZIONE

Da qui l’esigenza di offrire a questa platea l’opportunità di partecipare al Congresso in maniera autenticamente immersiva.

Molte sono le soluzioni per la gestione di eventi virtuali e ibridi che in questi mesi sono state studiate, testate e valutate dal nostro team. Di evento in evento, nessuna possibilità è stata preclusa, e ogni scelta è stata fatta in funzione delle specificità di ogni progetto che - non è un modo di dire, ma una realtà del nostro lavoro - sono sempre diverse.

Per il Congresso SIR 2021 la soluzione più confacente alle necessità di convertirsi alla modalità ibrida rispettando le abitudini dell’audience, è stato un mix di diversi tools messi in opera in una precisa programmazione dal nostro team.

Il sito della Società è stato il contenitore delle informazioni.

Già hub per ogni informazione sulle attività della Società e di settore, non era sostituibile con altre landing page, che fossero completamente nuove per l’audience.

 

Il nostro rodato sistema di e-mail Marketing, già in utilizzo per la comunicazione della Società SIR, ha risposto alle esigenze di comunicazione circa le iscrizioni, il programma del Congresso, le info e notizie utili per chi avrebbe partecipato in persona e da remoto.

 

Il database contatti è stato nutrito in tempo reale dal nostro software di registrazione online, che ha raccolto le iscrizioni al Congresso, attraverso un form interamente customizzato sulle esigenze del Cliente.

La piattaforma scelta per la gestione del live è stato Zoom. Il lavoro di brandizzazione rispetto ai contenuti video e grafici del Congresso, è stato reso possibile da una regia grafica con contenuti progettati nei minimi particolari.

Una combine di Zoom Meeting e Zoom webinar è stata utilizzata per gestire la platea degli uditori online, con possibilità di intervenire in video prenotandosi e inviando domande in chat, e una green room è stata messa a disposizione per i comunicatori di Presentazioni libere.

 

IL PROGRAMMA, LA SCALETTA

Il programma si è svolto tra tavole rotonde, focus tematici, e Presentazioni libere. I comunicatori e la Faculty non sono stati obbligati a raggiungere Venezia per presentare la comunicazione in persona e partecipare alla sessione di discussione che li vedeva coinvolti. Sono state infatti assicurate sia le presentazioni dalla sede che quelle da remoto.

Le presentazioni libere sono state raccolte sotto forma di video preregistrati, secondo precisi parametri predefiniti a monte per collimare coi tempi ed il concept grafico del Congresso. Una linea di assistenza è stata messa a disposizione dei Comunicatori, in modo che la consegna della video Presentazione potesse essere il più agevole possibile.

La scaletta, stilata nei minimi particolari, ha permesso il passaggio agile tra una sessione e l’altra, il coinvolgimento degli sponsor dell’evento ed i loro contenuti video, suddivisi tra la piattaforma online e la regia di sala, ma soprattutto l’ampia partecipazione alle sessioni di discussione e domande anche i Comunicatori collegati da remoto.

 

CRESCITA DELLA COMMUNITY, STATISTICS

Il ritorno per la community della Società è stato evidente, e l’audience totale è raddoppiata rispetto al formato in presenza dei Congressi precedenti, con un risultato di circa 600 visualizzazioni uniche in 2 giorni e una media di 200 partecipanti contemporanei.

Gli Sponsor, che anche in questa edizione hanno garantito il loro fondamentale supporto, ed hanno quindi potuto godere di un importante ritorno presso il proprio target: un’opportunità irrinunciabile dopo oltre un anno di forzata lontananza!